5. Порядок рассмотрения писем и заявлений членов Профсоюза, организаций, приема граждан в аппарате обкома Профсоюза.
5.1. Все письма, заявления членов Профсоюза, поступившие в обком Профсоюза, должны регистрироваться в приемной обкома Профсоюза. Прием писем и заявлений помимо приемной не допускается.Письма и заявления, оставленные посетителями непосредственно в отделах обкома, передаются на регистрацию в приемную обкома Профсоюза.
5.2. Главный специалист приемной обкома Профсоюза регистрирует потупившие письма и заявления в специальном журнале, заводит на каждое письмо контрольную карточку и дает на рассмотрение председателю или заместителю председателя Московской областной организации Профсоюза. После ознакомления с резолюцией исполнители, несущие персональную ответственность за рассмотрение поступивших писем, расписываются в карточке учета, ставят дату поступления их на исполнение.
5.3. Срок исполнения писем, заявлений исчисляется со дня поступления их в обком Профсоюза. Рассмотрение должно строго соответствовать установленным срокам и нормам: не требующие дополнительного изучения и проверки — не более 15 дней, а письма, требующие проверки, ознакомления, выезда на место — не более 30 дней.
Отдельные письма и заявления, требующие более тщательной проверки, анализа состояния дел, изучения соответствующих материалов, в порядке исключения, могут быть продлены по срокам с разрешения председателя Московской областной организации Профсоюза, но не более, чем на один месяц, с сообщением об этом заявителю.
5.4. Каждое письмо, обращение внимательно рассматривается, проверяются изложенные в них факты, представляются соответствующие материалы, дается принципиальная оценка поставленным вопросам и по конкретно имеющемуся материалу исполнителем готовится справка об итогах проверки и ответ автору. Второй экземпляр ответа, остающийся в деле, визируется исполнителем.
Ответы на письма и заявления членов Профсоюза подписываются только председателем и заместителями председателя Московской областной организации Профсоюза.
Подписанные ответы вместе со всеми материалами рассмотрения писем, заявлений сдаются в приемную для снятия с контроля и направления заявителю. В журнале делается отметка о сроке исполнения письма, заявления.
5.5. Прием граждан в обкоме Профсоюза ведется ежедневно, кроме общих выходных, с 10 до 17 часов председателем, заместителями председателя Московской областной организации Профсоюза, заведующими отделами обкома Профсоюза, главным правовым и главным техническим инспекторами обкома Профсоюза.
Ведущий прием записывает в контрольную карточку основные данные о посетителе, поставленные вопросы, указывает, как они решаются и какой ответ дан посетителю.
В тех случаях, когда решить вопрос во время приема не представляется возможным, ведущий прием записывает на контрольной карточке, когда и кем будет рассмотрен вопрос. До внесения окончательной записи и результатах рассмотрения вопроса и сообщения об этом посетителю карточка остается на контроле у ведущего прием, а затем передается в приемную для учета и анализа.
5.6. Главный специалист приемной обкома Профсоюза осуществляет постоянный контроль за сроками и качеством рассмотрения писем, заявлений и устных обращений, и ходе их рассмотрения, информирует руководство обкома Профсоюза.
Один раз в год делает глубокий анализ ответов на письма, заявления и устные обращения, и работы по их рассмотрению, и информирует об итогах президиум областной организации Профсоюза.
6. Организация контроля и проверки исполнения.
6.1. Контроль за исполнением постановлений конференций, заседаний обкома Профсоюза, президиума областной организации Профсоюза, решений вышестоящих профсоюзных органов, других документов осуществляет руководство обкома Профсоюза и соответствующие отделы. Если исполнение поручено нескольким отделам, то работа координируется отделом, возглавляющим подготовку данного вопроса и записанным первым в числе ответственных за выполнение.
6.2. Постановления президиума областной организации Профсоюза снимаются с контроля только постановлением президиума. В отдельных случаях (письмо, обращение и т.д.) снимает должностное лицо, которое поставило его на контроль.
О ходе выполнения решений конференций, заседаний обкома Профсоюза, президиума областной организации Профсоюза доводится информация на заседаниях обкома Профсоюза.
6.3. В отделах обкома Профсоюза на постановления президиума областной организации Профсоюза по основным вопросам заводится папка-накопитель, содержащая:
- план подготовки вопроса и список комиссии, готовившей его;
- проверочный материал и справка отдела:
- постановление;
- план мероприятий по организации выполнения постановления;
- информация о ходе выполнения постановления;
- итоговая справка отдела о результатах выполнения постановления и другие документы.
После снятия постановления с контроля, перечисленные документы хранятся в отделе, и по истечении установленного срока, сдаются в архив.
Ответственные за выполнение определяют по каждому постановлению формы и методы контроля: выезды работников аппарата и профсоюзного актива с целью проверки хода выполнения и регулярность этих выездов, периодичность отчетности указанных в постановлении организаций и должностных лиц и т.д.
6.4. Периодическую информацию о ходе исполнения находящихся на контроле документов, осуществляют отделы обкома Профсоюза. По итогам полугодия, за год отделами готовится анализ выполнения постановлений и документов, находящихся на контроле в аппарате обкома Профсоюза. Организационно-методический отдел обобщает материалы отделов и вносит на рассмотрение президиума областной организации Профсоюза.
6.5. Постановления обкома Профсоюза, заседаний президиума областной организации Профсоюза, в которых указано, что они берутся на контроль, заносятся в журнал учета и контрольные карточки (2 экземпляра – один остается в организационном отделе, другой — передается в отдел, на который возложен контроль).