3. Руководство аппаратом обкома Профсоюза
3.1. Председатель областной организации Профсоюза и его заместители по отношению к аппарату обкома Профсоюза выполняют функции администрации.
Общее руководство аппаратом обкома Профсоюза осуществляет председатель областной организации Профсоюза, а его структурными подразделениями — заместители председателя в соответствии с функциональными обязанностями.
Председатель областной организации Профсоюза или, в его отсутствие, заместитель председателя областной организации Профсоюза, исполняющий его обязанности, издают распоряжения, которые обязательны для исполнения всеми работниками аппарата обкома Профсоюза.
3.2. Заведующие отделами и ответственные работники обкома Профсоюза:
- осуществляют непосредственное руководство отделами
и несут персональную ответственность за выполнение возложенных на отделы функций и состояние исполнительской и трудовой дисциплины в подразделении; - участвуют в заседаниях областных выборных органов Профсоюза, постоянных комиссий обкома Профсоюза, рабочих групп и совещаниях, проводимых председателем областной организации Профсоюза и его заместителями;
- готовят и визируют материалы по вопросам, входящим в сферу ведения отдела;
- по согласованию с заместителем председателя Профсоюза (по закрепленному направлению работы) привлекают, при необходимости, для проработки вопросов, включенных в план работы ЦК Профсоюза или порученных председателем Профсоюза, специалистов министерств, других областных органов, научных учреждений и иных организаций в качестве экспертов;
- запрашивают у выборных органов территориальных и первичных организаций, выходящих на обком Профсоюза, областных органов исполнительной власти и управления, иных учреждений и организаций материалы, необходимые для анализа и подготовки вопросов, рассматриваемых в обкоме Профсоюза;
- направляют по согласованию с заместителями или председателем областной организации Профсоюза на рассмотрение федеральных и областных органов государственной власти, территориальных и первичных организаций Профсоюза обращения, письма и другие, поступившие в обком Профсоюза документы;
- осуществляют непосредственное взаимодействие с руководителями управлений и отделов министерств и ведомств, органов управления организациями общественного обслуживания по вопросам, отнесенным к ведению отдела;
- организуют изучение практики работы региональных организаций Профсоюза по реализации ими решений съезда Профсоюза, постановлений центральных выборных органов;
- организуют и несут персональную ответственность за делопроизводство в отделах, накопление и обновление законодательных и иных нормативных актов Российской Федерации, федеральных и региональных органов государственной власти, органов муниципального управления по направлениям работы.
В случае временного отсутствия заведующего отделом по его предложению распоряжением председателя областной организации Профсоюза исполнение обязанностей заведующего отделом временно возлагается на одного из работников обкома с его согласия.
4. Работа с документами в обкоме Профсоюза.
4.1. Вся поступающая в обком Профсоюза корреспонденция принимается главным специалистом приемной обкома Профсоюза.
Документы, решения, постановления и другие материалы, поступившие в адрес обкома Профсоюза, регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции, предоставляются на ознакомление председателю Московской областной организации Профсоюза с его резолюцией направляются в соответствующие отделы для исполнения.
В резолюции обязательно указывается конкретный исполнитель, что необходимо предпринять для исполнения, срок исполнения. В случае, когда исполнителей несколько, лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным за исполнение данного документа.
Сроки исполнения документа устанавливаются руководством обкома Профсоюза и могут быть индивидуальными или типовыми. Индивидуальные сроки указываются непосредственно в самом документе или определяются руководством в резолюции. Если в документе или в резолюции не указан срок исполнения, то устанавливается типовой срок исполнения — не более 14-ти дней.
По документам, требующим сбора дополнительной информации, выезда на место, согласования с областными Министерствами и ведомствами, тщательной проверки и анализа, рассмотрения на заседании президиума – срок исполнения не должен превышать 30 дней.
4.2. Все документы, направленные на исполнение, вручаются исполнителю под роспись, с указанием даты получения в журнале учета входящей корреспонденции.
4.3. Документ считается исполненным, если решены и нашли свое отражение в соответствующих мероприятиях все, поставленные в нем вопросы, даны ответы по существу. Ответы, информации, справки об исполнении визируются исполнителями.
В справках об исполнении служебных документов сообщается о результатах рассмотрения всех поднятых в них вопросов, дается оценка предложениям, просьбам и подтвердившимся фактам, указывается, какие приняты меры, когда и кем поставлено в известность об этом лицо, подписавшее документ.
При оборудовании рабочего места работника обкома Профсоюза персональным компьютером, печатание документов осуществляется работником на закрепленном оборудовании самостоятельно. Работники аппарата информируют председателя, заместителей председателя Московской областной организации Профсоюза об исполнении документа, после чего данный документ сдается в приемную обкома Профсоюза, где хранится в специальной папке.
4.4. Отделы обкома Профсоюза могут запрашивать справки и другие документы от территориальных, объединенных, первичных организаций Профсоюза, профсоюзных организаций, хозяйственных органов только по согласованию с председателем или заместителями председателя Московской областной организации Профсоюза.
Эти документы должны быть подписаны председателем территориальной, объединенной, первичной организации Профсоюза, руководителем или лицом, их заменяющим, и зарегистрированы. В отделы обкома Профсоюза они поступают только через главного специалиста приемной руководства обкома Профсоюза.
4.5. Документы с просьбами и постановочными вопросами перед вышестоящими организациями готовятся по согласованию с председателем или заместителями председателя Московской областной организации Профсоюза.
4.6. Контроль за ходом выполнения исходящих документов осуществляют соответствующие отделы обкома Профсоюза.
4.7. Все исходящие из обкома Профсоюза документы (письма, справки, запросы, ответы на письма и т.д.) подписываются председателем или заместителями председателя Московской областной организации Профсоюза, а второй экземпляр, остающийся в деле, визируется исполнителем.
4.8. Организационно-методический отдел, совместно с главным специалистом приемной обкома Профсоюза, осуществляет контроль за сроками исполнения служебных документов, учитывает состояние исполнительской дисциплины в аппарате обкома Профсоюза и регулярно информирует об этом руководство обкома Профсоюза.